El Exito
El Exito

Cada vez son más las empresas que apuestan por poner en marcha medidas de cara a la conciliación de la vida laboral y familiar.

Este fenómeno debe hacernos reflexionar sobre dos aspectos: ¿se trata de un plan de marketing para purgar malas prácticas? O ¿es el resultado de una política de dirección de personas que asegura una rentabilidad adicional a la empresa?

La jornada de 35 horas semanales, los permisos por maternidad y lactancia, las reducciones de jornada o la excedencia parental, son realidades que han visto la luz en los últimos años. Logros sociales que empleados y empleadores del siglo XXI ven como cotidiano. No era ese el panorama hace unas cuantas décadas.

Pero, ¿acaso el directivo tiene un horario? Debería tenerlo, aunque sólo fuera por aquello de “mente sana in corpore sano”. Vayamos por partes. Organizamos nuestra actividad, dedicamos un precioso tiempo a planificar, tomar decisiones o reunirnos. Todo esto es tiempo de trabajo. Tiempo que, nosotros más que nadie, debemos gestionar como oro.

¿Sin embargo, cuáles son los síntomas de una mala gestión del tiempo? Reuniones sin hora de finalización o, lo que es peor, con hora de finalización que jamás se cumple.

¿Cuántas veces nos reunimos y sólo conocemos dos o tres aspectos de la reunión?: la hora de comienzo, el lugar y las personas con quien nos reuniremos. A veces conocemos el motivo principal, motivo que inexorablemente deriva en otros motivos también importantes y vitales para la empresa y, por tanto, hay que abordarlos. Son reuniones que yo llamo ´de repaso´. Suelen acabar por agotamiento o porque hay otra reunión que precisa de alguno de los asistentes a la primera.

¡Huyamos de este tipo de reuniones! Cuestan dinero, horas y motivación de nuestros directivos. Sólo en horas, podemos hacer unos cálculos muy sencillos. Multipliquemos dos reuniones a la semana, por tres horas, por 40 semanas, por una media de 5 directivos, por una media de 60 euros la hora y obtenemos el dinero que más o menos perdemos en reuniones de este tipo: 72.000 Euros al año. Esto es aplicable a una empresa de no más de 1.000 empleados y no más de 40 directivos.

¿Cómo remediarlo? Es imprescindible conocer el motivo, el lugar y las personas, sí. Un requisito imprescindible es conocer la hora de comienzo y la hora prevista para finalizar la reunión. Es importante entregar documentación previa, junto al orden del día y aquello que necesitan que nosotros preparemos o aportemos. Importante también conocer al final las conclusiones, los compromisos de tareas o los acuerdos. Deberíamos hacer reuniones con un mínimo de rigor, aunque sólo sea por obtener mejores resultados, que no es poco.

Reuniones informales : Éstas suelen durar menos, eso sí, pero también nos roban tiempo. El remedio es huir de ellas. Una cosa es escuchar o estar abierto a propuestas, y otra bien distinta es analizar de forma colegiada cada paso que tengamos que dar. Insisto, aléjate de las reuniones informales mientras estés a tiempo. Si no sabes por qué, es que te sobra el tiempo o te faltan tareas.

Correos electrónicos: Son una especie de ´ciberpiratas domésticos´ que con la ayuda de las nuevas tecnologías potencian su eco. Y si además le adjuntamos una presentación en Power Point con unas fotografías de icebergs, perritos o caras de otros pueblos, junto a frases propias de un reciclaje sórdido de Gandhi, Teresa de Calcuta o Tagore, tenemos la combinación perfecta que ni el propio Albert Einstein hubiera imaginado: espacio y tiempo. Nos saquean el espacio y el tiempo. El espacio, porque una presentación de este tipo suele ocupar mucho y además, suele ser un reenvío múltiple.

Por ello, restringe tu dirección de correo electrónico y no formes parte de listas de las que no sabes muy bien el origen o la finalidad. Prepara de forma automática una regla con el asistente del correo para que este tipo de mensajes vaya directamente a otro lugar.

Rasgos comunes con respecto a la gestión del tiempo Una sensación de que el día se queda corto y de que con un par de horas más que tuviese nos bastaría. Cuando nos marchamos en horario ´normal´ nos da la impresión de que nos estamos escapando o tomando tiempo a cuenta de lo mucho que ya trabajamos cuando nos quedamos hasta las tantas. Otro fallo: cuando hay que irse porque queremos ver a nuestro hijo en el partido de baloncesto, lo decimos y no nos inventamos las revisiones del coche o las citas del dentista.

Medidas preventivas
Tu tiempo es tu vida y sólo a ti te pertenece. Por ello, he aquí algunas medidas que pueden ser de interés para manejar tu tiempo:

1. Planificación de tareas. Si no sabes a qué hora vas a salir, es fácil sospechar que te entretengas en mil cosas, pensando que en el tiempo cabe todo. Planifica tu día sacando el máximo provecho al tiempo. Hazlo de manera rigurosa, agrupa las tareas y no caigas en los estímulos que te van a sonsacar a lo largo de la jornada. Los estímulos pueden hacer que veas como urgente aquello que no lo es. Tus objetivos los marcas tú cada día. Planifica lo importante, da prioridad a lo urgente y comienza a trabajar en aquello que ves como inalcanzable, pero que tienes que abordar. Esto a la larga se nota, lo notas tú y lo notan los demás.

2. Control del tiempo. Una vez que has planificado el día, controla el tiempo. Dedica el tiempo necesario a cada cosa, ni más ni menos. Cada tarea tiene su tiempo, no por darle mil vueltas más de las previstas vamos a solucionarlas. A veces es mejor sedimentar el pensamiento y retomarlo con energías renovadas.

3. Señales de alerta. Coloca señales de alerta en tu despacho, evita los merodeadores del ¿tienes un minuto? Ya los conoces, no son malas personas, son colegas y en algunos casos amigos, pero evita que ello te cueste el tiempo siempre a ti. Da a conocer que en determinadas horas tu tiempo es sagrado porque lo dedicas a trabajar. ¿Te resulta obvio? Pues, mejor. Pon reglas a tu correo con respecto a los tantras y perritos que te envían. No digo que los borres, simplemente no los alimentes, no le dediques más tiempo que el que te tome detectarlos. El correo electrónico nos roba mucho tiempo, sácale partido a las nuevas tecnologías, evita que te lo saquen a ti.

Por Ricardo Sotillo Hidalgo

LIBRO RECOMENDADO: La carrera contra el tiempo y como ganarla


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