¿Te asustas cuando miras tu lista de pendientes? ¿Es tan extensa que todo un equipo de personas no la finalizaría? Mira tu larga lista de pendientes, de pronto sientas que vas a estar enterrado de por vida sin nunca ver las luz del día. Así que antes de comenzar a describir cómo reducir tus compromisos a un nivel razonable, consistente y funcional, demos un paso atrás y miremos las razones por las cuales la mayoría de nosotros, al parecer, siempre tenemos mucho que hacer.
Demasiadas opciones. Aparentemente hay muchas “buenas” cosas para hacer, y a menudo queremos hacer lo que más podamos. El resultado es una extensa lista de pendientes que va en aumento y no hace distinción entre hoy, la próxima semana, el próximo mes y el próximo año. Sin una división entre listas, muchos miran su cantidad de tareas pendientes con cientos de puntos en ellas y se les dificulta elegir qué hacer cuando tienen treinta minutos libres.
Malas matemáticas. Recibimos entradas sin generar resultados. Aceptamos proyectos, permitimos interrupciones, asistimos a reuniones,respondemos llamadas y revisamos el correo electrónico… y nuestra lista de pendientes aumenta pero nada importante queda marcado como finalizado.
Respuesta pavloviana. Somos esclavos de la tecnología, el entorno, de los ruidos y de nuestro cerebro. No sabemos cómo sobreponernos a la inercia, ni adquirir un ritmo y concentrarnos en finalizar una tarea. Respondemos de inmediato a cada repique, timbre y ruido.
Indecisión. No determinamos si las tareas están de entrada o de salida o si al menos son relevantes o no. Así que las dejamos en nuestra lista, lo cual nos obliga a repetir una vez más el proceso de evaluación, poniéndolas en el fondo de nuestra consciencia junto con aquello que “decidiré después”, extendiendo así nuestra lista de pendientes, llenando nuestra bandeja de entrada y expandiendo nuestra percepción de cuánto tenemos por hacer.
Desorden. Nuestros juguetes tecnológicos no igualan la velocidad del pensamiento. Esto es especialmente un inconveniente si estás en un restaurante, en una reunión o en un avión con todos tus dispositivos electrónicos apagados, y piensas en algo para hacer. Necesitamos métodos para capturar información en el sistema.
Miedo. No sabemos decir no a nada que no cumpla con nuestros objetivos. Nos da miedo reducir el tiempo que desperdiciamos cada día en actividades improductivas.
Falta de dirección. No tenemos claridad por parte de nuestro liderazgo y no nos hemos tomado el tiempo para aprovechar nuestra propia concentración y decidir qué es lo más importante. O no estamos alineados con la estrategia de arriba a abajo, y, por consiguiente, no tenemos prioridades claras. Nuestro trabajo real por lo general no refleja la descripción de nuestro cargo o lo que nuestro jefe piensa que estamos o deberíamos estar haciendo.
De hecho, muchos de los puntos en nuestra lista de pendientes son ladrones de tiempo innecesarios. En la mayoría de casos fueron añadidos porque alguien pensó que podía ser una buena idea. Cuídate de “aquellas personas” que no necesariamente están interesadas en ayudarte a ser productivo. En realidad lo que te están dando para hacer son cosas que ellas no quieren hacer. En otras palabras, sienten que no vale la pena dedicarle su tiempo a esas tareas… así que deciden más bien robarte tu tiempo. Por si fuera poco, muchos asumimos tareas voluntarias que al principio parecen innecesarias (y de hecho lo son), pero terminamos quemando tiempo que de otra forma deberíamos usar para ser productivos.
Para asumir el control sobre tu horario, primero debes eliminar todo lo que no tenga consecuencias a largo plazo para tu trabajo. El filósofo William James en una ocasión escribió: “El arte de ser sabio es el arte de saber qué pasar por alto”. En otras palabras, al tratar de decidir qué hacer, primero debes eliminar aquellas tareas que no mejoran tu valor productivo.
